Il se passe des choses peu nettes à l’Amarap (Agence malienne de radioprotection). C’est le Bureau du Vérificateur général qui vient d’en faire la découverte. Il en a fait cas dans un rapport publié depuis quelques jours. Lisez.
Les irrégularités administratives relevant des dysfonctionnements du contrôle interne sont de divers ordres et se présentent comme suit : l’AMARAP n’a pas de Manuel de procédures administratives, comptables et financières validé. L’Instruction n°02-0003/PRIM-CAB du 21 novembre 2002 du Premier ministre, relative à la méthodologie de conception et de mise en place de système de contrôle interne dans les services publics, indique : «…L’institution d’un manuel de procédures administratives, comptables et financières est un élément important du système de contrôle interne des services publics, dont les EPA. À ce titre, elle fait obligation à tous les services publics d’élaborer et de mettre en œuvre un manuel de procédures de contrôle interne…».
L’article 2 du Décret n°2015-0339/PM-RM du 7 mai 2015 portant création, organisation et fonctionnement de la commission de suivi des systèmes de contrôle interne dans les services et organismes publics précise : «La Commission a pour mission : la validation des manuels de procédures élaborés par les services et organismes publics ;la validation des modules de formation à l’application de ces manuels ;le suivi et l’évaluation des manuels de procédures ;la validation des mises à jour des manuels de procédures déjà validés».
Dans le but de s’assurer que l’AMARAP respecte le cadre réglementaire ci-dessus, l’équipe de vérification a demandé par courrier le manuel de procédures administratives, financières et comptables. Elle a constaté que l’AMARAP ne dispose pas de manuel de procédures administratives, comptables et financières validé par la commission. En effet, le manuel disponible n’a pas été soumis à la validation de la commission de suivi des systèmes de contrôle interne dans les services et organismes publics. La non-soumission du manuel à la validation par la commission peut augmenter le risque d’incohérence et de non-respect des principes du contrôle interne.
Le régisseur de l’AMARAP certifie des factures à la place du comptable-matières
L’article 27 du Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant réglementation de la comptabilité-matières dispose : «…Dans tous les cas, la certification de la fourniture faite doit être portée sur le document comptable par le comptable-matières sur la base de l’ordre d’entrée de la matière (OEM)».
L’Arrêté n°2011-4795/MEF-SG du 25 novembre 2011 fixant les modalités d’application du Décret n°10-681/PRM du 30 décembre 2010 portant réglementation de la comptabilité-matières précise en son article 8 :«… Le comptable-matières ou le comptable-matières adjoint certifie la fourniture faite, puis transmet l’ordre d’entrée du matériel à l’Ordonnateur matières pour approbation».
Dans le but de s’assurer du respect des dispositions susmentionnées, la mission a analysé les pièces justificatives fournies par le Régisseur d’avances. Elle a constaté que des factures relatives aux dépenses payées sur la régie durant la période sous revue ont été certifiées par le régisseur d’avances en lieu et place du comptable-matières. Les factures concernent essentiellement l’entretien et la réparation des véhicules, des climatiseurs et des produits alimentaires. Cette situation ne permet pas de s’assurer de la réalité des dépenses effectuées.
Le Directeur général de l’AMARAP a mis en place une commission irrégulière de réception
L’article 27 du Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant réglementation de la comptabilité-matières stipule : «Toutes fournitures de matière, travaux ou services d’un montant inférieur à 2 500 000 FCFA ou qui ne présente aucun caractère complexe fait l’objet d’une réception par un agent désigné à cet effet par l’ordonnateur matière. Toutes fournitures de matière, travaux ou services d’un montant égal ou supérieur à 2 500 000 FCFA, fait l’objet d’une réception par une commission de (4) membres désignés par une décision de l’Ordonnateur- matières.
Cette commission appelée commission de réception est composée ainsi qu’il suit :président : le chef Division comptabilité-matières de la Direction des Finances et du matériel ou son représentant. Membres : le représentant du service bénéficiaire ; le technicien spécialiste du matériel ou de la matière désigné par l’ordonnateur matières ; le représentant du service chargé de l’administration des biens de l’Etat. Un représentant du contrôle financier assiste aux travaux de la commission de réception, en tant qu’observateur pour toutes fournitures de matière, de travaux ou de services atteignant un montant de 10 000 000 FCFA …».
Pour s’assurer du respect de cette disposition par l’AMARAP, la mission a examiné les factures d’achats, les décisions de mise en place des commissions de réception ainsi que les procès-verbaux (PV) y afférents. Elle a constaté que la composition des commissions de réception n’est pas conforme à la règlementation en vigueur.
En effet, en plus de l’absence du comptable-matières, le Directeur général ou son représentant préside la commission de réception en lieu et place du comptable-matières. Ces cas sont illustrés par les procès-verbaux n°4/2018 du 07 novembre 2018, n°5/2018 du 05 décembre 2018 et la Décision n°18-716/AMARAP-DG du 03 décembre 2018 de mise en place de la commission de réception. L’absence du Comptable-matières à la réception augmente le risque de réception fictive.
La commission d’ouverture des plis et d’évaluation des offres ne s’assure pas du respect des critères de qualifications des données particulières de l’Appel d’offres.
L’article 25.1 du Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015 portant Code des marchés publics et des délégations de service public indique : «Chaque candidat à un marché, quelle que soit la procédure de passation des marchés employée, doit justifier qu’il remplit les conditions juridiques et qu’il dispose des capacités techniques et financières requises pour exécuter le marché en présentant tous documents et attestations appropriés».
L’Instructeur aux Candidats du dossier d’appel d’offres (DPAO) capacité technique et expérience indique : «Le soumissionnaire doit prouver, documentation à l’appui qu’il satisfait aux exigences de capacité technique ci-après : donner la preuve d’être concessionnaire, distributaire agréé ou avoir l’autorisation d’un fabricant, d’un concessionnaire, d’un distributaire agréé. En cas de fourniture de l’autorisation du concessionnaire ou du distributaire agréé, joindre la copie de l’agrément dudit concessionnaire ou distributaire agréé…»
L’équipe de vérification pour s’assurer du respect des critères de qualification par les candidats ainsi que du respect des procédures de dépouillement par la commission, a examiné les données particulières de l’Appel d’offres (DPAO), les offres des soumissionnaires, les rapports de dépouillement, les notifications et les contrats de marché fournis par l’AMARAP pour la période sous revue.
Elle a constaté que le titulaire du marché n°00067 du 11 juillet 2017 relatif à la fourniture d’un (01) véhicule tout terrain 4X4 station wagon en lot unique pour le compte de l’AMARAP n’a pas fourni des pièces constitutives de l’offre, exigées dans les DPAO, notamment l’Autorisation du fabricant. En effet, le Groupe Motors Leader Africa Sarl (GML AFRICA), titulaire dudit marché, a fourni une autorisation d’un fabricant, non conforme au modèle prévu dans les DPAO. Le modèle type de DPAO a subi une modification par le titulaire en remplaçant «sommes fabricant réputé» par le terme «agissant en tant que fabricant réputé». Nonobstant l’absence de cette pièce, la commission d’évaluation des offres a jugé son offre conforme et l’a proposé comme attributaire provisoire du marché. La non-fourniture en bonne et due forme des documents requis peut entraîner des défaillances dans l’exécution des marchés.
Les irrégularités financières
Le montant total des irrégularités financières s’élève à 48 480 042 FCFA. Lesdites irrégularités se présentent comme suit.Le Directeur général de l’AMARAP n’a pas justifié l’utilisation des tickets de carburant achetés.
L’article 2 du Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant réglementation de la comptabilité-matières dispose : «La comptabilité-matières a pour objet le recensement et le suivi comptable de tout bien meuble et immeuble propriété ou possession de l’Etat, des collectivités territoriales, des organismes personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique…»L’article 3 du même décret dispose : «La Comptabilité-matières doit permettre à tout moment :la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ;le contrôle des existants et de leur utilisation…»
Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, l’équipe de vérification a demandé les documents d’acquisition, d’utilisation et de répartition des tickets de carburant. La mission a constaté que l’utilisation des tickets de carburant sous la dénomination «Appui» n’est pas justifiée. En effet, le Directeur général, en plus de sa dotation personnelle, enlève une partie des tickets de carburant achetés. Il n’a fourni à la mission aucun document relatif à l’utilisation desdits tickets.Le montant total des tickets de carburant non justifiés pour la période sous revue s’élève à 24 015 000 FCFA soit 4 803 tickets de 5000 FCFA.
Le Directeur général de l’AMARAP a procédé à l’utilisation irrégulière du carburant
L’article 2 du Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant réglementation de la comptabilité-matières dispose : «La comptabilité-matières a pour objet le recensement et le suivi comptable de tout bien meuble et immeuble propriété ou possession de l’Etat, des collectivités territoriales, des organismes personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique…» L’article 3 du même décret indique : «La comptabilité-matières doit permettre à tout moment : la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ; le contrôle des existants et de leur utilisation. Elle est tenue dans chaque section et par unité fonctionnelle. À la fin de chaque année, il doit être procédé obligatoirement à la reddition des comptes».
Le manuel des Procédures Administratives et Financières Publiques,en son point (1.1.3.5) indique : «Principe de la spécialité budgétaire : La spécialité de l’autorisation parlementaire consiste dans la ventilation de crédits en unités bien déterminées. Les crédits budgétaires sont ventilés par :destination, Section et Unité Fonctionnelle “UF” ;nature de dépenses et Code Economique “CE”…»
Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, l’équipe de vérification a demandé les documents d’acquisition, d’utilisation et de répartition des tickets de carburant achetés. La mission a constaté que le Directeur Général de l’AMARAP a détourné de son objet l’utilisation des tickets de carburant achetés pour un montant total de 3 185 000 FCFA, notamment en violation du principe de la spécialité budgétaire.
En effet, l’utilisation du carburant acheté en date du 08 novembre 2018 par le mandat AD n°18 et la facture n°0237 non datée de STAR OIL, a été justifiée par la liste d’émargement du paiement en espèce des jetons de présence, des honoraires et des per diem du 18èmeconseil d’administration pour un montant de 3 100 000 FCFA ainsi que le paiement des factures d’achats du petit matériel pour un montant de 85 000 FCFA. De plus, le montant total des pièces justificatives fournies à l’équipe dépasse d’un montant de 35 611 FCFA, la somme de 3 185 000 FCFA ayant servi à l’achat des tickets de carburant.
Le Directeur général de l’AMARAP a payé des jetons de présence sans fondement légal
L’article 44 du Décret n°2014-0349/P-RM du 22 mai 2014 et du Décret n°2018-0009/P-RM du 10 janvier 2018 portant règlement général sur la Comptabilité publique dispose : «Les dépenses de l’Etat sont autorisées par la loi de finances. Celles de ses établissements publics sont autorisées par leur Conseil d’administration ou organes délibérants en tenant lieu».
La mission, dans le but de s’assurer que les dépenses effectuées par le Régisseur sont autorisées et soutenues par des pièces justificatives probantes, a analysé les pièces fournies à l’appui du paiement des jetons de présence. Elle a constaté que des jetons de présence sont payés lors des Conseils d’Administration (CA) sans fondement légal.
En effet, le Directeur général n’a pu fournir à la mission ni les délibérations du Conseil d’Administration, ni les procès-verbaux (PV) autorisant le paiement desdits jetons lors des 13ème, 14ème, 15ème, 16ème et 17ème sessions du Conseil d’Administration. De plus, la mission a également constaté que le taux des jetons de présence varie d’une session à l’autre. Le montant total des jetons de présence irrégulièrement payés s’élève à 12 035 000 FCFA.
L’Agent Comptable de l’AMARAP n’a pas justifié des indemnités de déplacement
L’Article 8 du Décret n°2016-0001/P-RM du 15 janvier 2016 fixant les conditions et les modalités d’octroi de l’indemnité de déplacement et de mission dispose : «les missions sont justifiées par l’ordre de mission dûment visé par les autorités compétentes et par la carte d’embarquement s’il ya lieu. Toute mission non justifiée dans les 15 jours qui suivent la fin de la mission fait l’objet d’un ordre de recette».
Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a examiné les pièces justificatives des paiements effectués par l’Agent Comptable au titre des indemnités de déplacement. Elle a constaté que l’Agent Comptable n’a pas justifié le paiement des indemnités de déplacements de trois missions dont une à l’intérieur et deux à l’extérieur.
En effet, les mandats n°69 du 14 mars 2017, n°34 du 1er septembre 2018 et n°10 du 1er mai 2018 émis pour le paiement des indemnités de déplacement ne sont pas soutenus par des pièces justificatives requises, notamment l’ordre de mission visé ou la carte d’embarquement. Le montant total de ces indemnités de déplacement non justifiées s’élève à 2 431 142 FCFA.
L’Agent Comptable de l’AMARAP n’a pas reversé des produits issus de la vente des dossiers d’appel d’offres
L’alinéa 3 de l’article 9 de l’Arrêté n°2015-3721/MEF-SG du 22 octobre 2015, fixant les modalités d’application du Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015, portant code des marchés publics et des délégations de service public précise : «…Toutefois, 80% des produits de la vente des dossiers des Collectivités Territoriales et des Etablissements publics sont reversés au Trésor Public et 20% à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et de Délégation de Service Public. En ce qui concerne les organismes personnalisés, les produits issus de la vente des dossiers d’appels d’offres sont versés au comptable dudit organisme».
Afin de s’assurer du respect de cette disposition, la mission a examiné les dossiers d’appel d’offres vendus aux soumissionnaires, les rapports d’ouverture des plis ainsi que les reçus de paiement y afférents. Elle a également vérifié si les produits issus de la vente ont été reversés au Trésor Public et à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et des Délégations de Service Public. La mission a constaté que l’Agent Comptable n’a reversé ni dans le compte bancaire de l’AMARAP ni à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et de Délégation de Service Public les produits de la vente des dossiers d’appel d’offres. En effet, il n’a pu fournir à l’équipe aucune pièce justifiant le reversement desdits produits dont le montant s’élève à 200 000 FCFA.
Le Directeur général et l’Agent Comptable ont effectué des dépenses irrégulières
L’article 34.1 du Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015 portant code des marches publics et des Délégations de service public indique : «Avant tout appel à la concurrence ou toute procédure de négociation par entente directe, la nature et l’étendue des besoins sont déterminées avec précision au cours d’une réunion tripartite annuelle regroupant utilement l’administrateur de crédits, la personne responsable du marché et le service technique spécialisé. Le marché public ou la délégation de service public conclu par l’autorité contractante doit avoir pour objet exclusif de répondre à ces besoins».
L’article 6 de l’Arrêté n°2015-3721/MEF-SG du 22 octobre 2015 fixant les modalités d’application du Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015 portant code des marchés publics et des délégations de service public précise : «La détermination des besoins par l’autorité contractante en vue de la passation d’un marché est effectuée selon les principales étapes suivantes :a) établir que la commande envisagée répond à une demande ;b) faire valider le principe de la commande et le calendrier par l’autorité compétente […]».
L’article 2 du Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant réglementation de la comptabilité-matières dispose : «La comptabilité -matières a pour objet le recensement et le suivi comptable de tout bien meuble et immeuble propriété ou possession de l’État, des collectivités territoriales, des organismes personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique…» L’article 3 du même décret prévoit : «La Comptabilité-matières doit permettre à tout moment : la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ; le contrôle des existants et de leur utilisation…»
Afin de s’assurer de la régularité et de la sincérité des achats effectués par l’AMARAP, la mission a procédé au rapprochement des informations recueillies des liasses de pièces justificatives (dossiers d’engagement, de mandatement et de paiement) avec celles issues de la tenue des stocks du magasin (registre de mouvement et bon de sortie des matériels) ainsi qu’aux contrôles d’effectivité, et à des entrevues.
La mission a constaté que le Directeur général et l’Agent Comptable de l’AMARAP ont procédé à l’achat des pneus en l’absence de besoins formellement exprimés. En effet, à la suite de l’examen des pièces justificatives des dépenses, il ressort qu’ils procèdent, chaque année, à l’achat des pneus sans que le besoin ne soit exprimé par les utilisateurs des véhicules concernés. Ainsi, en moins de deux ans, ils ont acheté 83 pneus pour un parc automobiles de sept véhicules, pour un montant total de 17 688 200 FCFA suivant les mandats n°36 du 10 février 2016, n°220 du 09 novembre 2016 et n°170 du 18 août 2017 et les factures n°0021/ TA/16 du 10 novembre 2016, n°0089/TA/16 du 03 novembre 2016 et n°40 du 15 août 2017.
À titre d’illustration, en 2017, l’Agent Comptable a acheté 10 pneus pour le véhicule immatriculé K9567. De plus, sur les 83 pneus, 50 ont été effectivement utilisés sur des véhicules. En effet, le comptable-matières n’a pas apporté à l’équipe, la preuve de l’utilisation ou de l’existence physique des 33 pneus dans le magasin. Le montant total des irrégularités s’élève à 6 613 900 FCFA.
Transmission et dénonciation de faits par le Vérificateur général au président de la section des comptes de la Cour suprême et au procureur de la République près le Tribunal de grande instance de la Commune III du District de Bamako chargé du Pôle économique et financier relativement à :
La non-justification des tickets de carburant achetés pour un montant total de 24 015 000 FCFA ; l’utilisation irrégulière des dépenses liées au carburant pour un montant total de 3 185 000 FCFA ; au paiement sans base légale des jetons de présence pour un montant total de 12 035 000 FCFA ; au paiement non justifié des indemnités de déplacement pour un montant total de 2 431 142 FCFA ; au non-reversement des produits issus de la vente des dossiers d’appels d’offres pour un montant total de 200 000 FCFA ;aux dépenses irrégulières pour un montant total de 6 613 900 FCFA.
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